Почему электронная трудовая книжка удобнее?

– Антон Викторович, с 1 января 2020 года вступает в силу федеральный закон об электронной трудовой книжке. ПФР будет вести учёт сведений о трудовой деятельности граждан. Скажите, какую информацию будут передавать работодатели в ПФР с нового года?
– С 1 января 2020 года работодатели будут ежемесячно предоставлять в электронном виде в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника. То есть это сведения о приёме на работу или увольнении с работы, о месте работы, профессии, должности и сведения о любых изменениях, которые происходят внутри организации, например — перевод с одной должности на другую, из одного структурного подразделения в другое или переименование организации. Раньше в Пенсионном фонде таких данных не было, теперь же всё, что записано в трудовой книжке, будет предоставляться нам в электронном виде от работодателей в соответствии с Трудовым кодексом.
– Работодатели уже готовы к новым изменениям?
– В августе этого года мы начали пилотный проект с 15 крупнейшими страхователями и разработчиками программ бухгалтерского обеспечения. С сентября мы тестируем это взаимодействие, а разработчики дорабатывают свои программы. В настоящее время уже завершается их тестирование, и мы рассчитываем, что после 15 декабря они могут быть переданы страхователям.
– Что-то кардинально изменится для работодателей?
– Начиная с 2020 года работодатели будут ежемесячно предоставлять нам сведения о работниках. Первый отчёт о работниках за январь месяц мы получим до 15 февраля.
А с 2021 года данные будут предоставляться более оперативно. То есть данные о приёме на работу и увольнении работодатель будет передавать нам на следующий рабочий день. Это нужно для того, чтобы у работника сразу были на руках эти сведения для его последующего трудоустройства. А вот остальные сведения работодатели будут предоставлять также ежемесячно.      
– Понесут ли какие-то расходы работодатели?  
– Все процессы будут осуществляться в рамках стандартных процедур и на основе доработанных бухгалтерских программ, поэтому работодателю нужно будет просто освоить новую версию.
– Работники, которые хотят сохранить бумажные трудовые книжки, должны написать об этом заявление в 2020 году. Кто обязан уведомить об этом работника? Есть ли какие-то сроки уведомления? Как быть, если работник увольняется с места работы, где он писал заявление, и трудоустраивается в другом месте? 
– По закону работодатель обязан до 1 июля 2020 года уведомить своих сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве. При этом предусмотрено, что гражданин в течение 2020 года должен сделать выбор и написать заявление о том, что он либо оставляет свою бумажную трудовую книжку, либо переходит на электронную. В случае, если работник выбирает новый формат, то бумажную трудовую ему выдают на руки. При увольнении работодатель предоставляет работнику сведения о трудовой деятельности по специальной форме либо в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, – как выберет сам работник. Но если вдруг работник потеряет этот документ, то все сведения всегда можно получить из базы данных ПФР.
В случае, если работник выбирает бумажную трудовую книжку, то работодатель просто продолжает её вести и при увольнении выдает её на руки. У следующего работодателя такой работник также имеет право вести бумажную трудовую книжку или изменить свой выбор.
Для сотрудников, которые с 2021 года впервые вступают в трудовую деятельность, организации будут вести сведения о трудовой деятельности только в электронном виде.
Кроме того, если человек не написал ничего в течение 2020 года, например, был в длительной командировке, в отпуске, болел или не работал, то за ним и после 2020 года сохраняется право написать заявление о своем выборе в пользу бумажной или электронной трудовой книжки. До тех пор работодатель будет продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде.
– Будут ли в электронной трудовой книжке сведения о причине увольнения? Сможет ли следующий работодатель увидеть, по какой причине уволили сотрудника?  
– Да, будут вписаны номер приказа об увольнении и основание для увольнения.
– Без согласия сотрудника работодатель может взглянуть на эти данные?
– Нет, конечно. Это персональные данные. 
– Электронная трудовая книжка не может случайно потеряться?
– Не может. Сведения о трудовой деятельности хранятся в системе Пенсионного фонда, которая соответствует всем требованиям по приёму, хранению и обработке персональных данных. Для этого применяется самое современное оборудование, использование которого одобрено и рекомендовано регуляторами в области защиты информации. Гораздо чаще люди теряют бумажные трудовые книжки. 
– Если вдруг внесли неправильные сведения в электронную трудовую книжку, что тогда делать?
– Если внесены неправильные сведения по вине работодателя, то на основании заявления работника работодатель обязан нам направить уточняющие формы отчётности.
– Предусмотрены ли какие-либо наказания для работодателей за неправильное предоставление данных о работниках в Пенсионный фонд?
– Да, в Госдуму уже внесены изменения в Кодекс об административных правонарушениях. Работодатель несёт ответственность за несвоевременное, неполное и неправильное предоставление сведений о трудовой деятельности граждан. Если есть нарушения в сроках, полноте и достоверности предоставленной информации, то Пенсионный фонд направляет данную информацию в Роструд. И уже Роструд применяет меры административного воздействия в отношении этого работодателя. В том законопроекте, который поступил в Госдуму, такой мерой является предупреждение.
– Будут ли работодатели передавать сведения о наградах, почётных грамотах министерств и ведомств, благодарственных письмах, знаках отличия? Сегодня можно внести эти сведения в трудовую книжку.  
– Предоставление информации о наградах в составе сведений электронной трудовой книжки не предусмотрено. Это связано с тем, что и сейчас различные льготы, которые предоставляются в связи с наличием наград, назначаются не на основе сведений из трудовой книжки. Для этого нужно предоставить государственную награду и документы к ней в соответствующий орган – орган соцзащиты, Пенсионный фонд или другой.
Поэтому дополнять сведениями о награде трудовую книжку нет необходимости. Кроме того, это лишняя нагрузка на работодателей. Трудовая книжка – это инструмент для учёта стажа, а награды – для получения льгот.
– Какие-то новеллы появились в этом законопроекте при обсуждении в Госдуме?
– В первой редакции законопроекта работодатель обязан был сообщать нам только о приёме на работу, увольнении и кадровых изменениях. Во втором чтении появилась норма о том, что при передаче указанных данных впервые одновременно сообщаются данные о последней должности. Это нужно для анализа рынка труда, чтобы иметь точные данные о том, сколько людей трудоустроено, в каких отраслях и по каким профессиям. Например, для вузов и колледжей важно иметь представление, кто из их выпускников трудоустроился по своей специальности, а кто нет.
– Антон Викторович, Пенсионный фонд и сейчас ведёт учёт работающих граждан. Сколько человек сегодня в этой базе?
– Специальный номер индивидуального лицевого счета – СНИЛС – присваивается всем гражданам Российской Федерации, а также гражданам, которые приехали в Россию и вступили в трудовые отношения.
В настоящее время насчитывается около 156 млн. СНИЛС. То есть Пенсионный фонд ведёт учёт как работающих, так и неработающих граждан.  
– Сколько на данный момент работающих граждан?
– В течение года мы получаем данные о работе порядка 63 млн. человек. Это граждане, которые работали хотя бы один день в году.
– Если человек потерял справку о трудовой деятельности или ему нужны эти сведения для предоставления по месту требования, то где он может их взять?
– Сведения по установленной форме могут выдать работодатель, Пенсионный фонд, их можно получить в МФЦ. Также можно получить в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда или портале Госуслуг. Указанные сведения можно распечатать или отправить по месту требования в электронном виде. При этом документ не надо заверять, поскольку он уже будет с электронной подписью.
Мы сейчас и с материнским капиталом так сделали. Не обязательно получать сертификат в бумажном виде, можно подать заявление и получить решение о выдаче маткапитала в электронном виде в своем личном кабинете или в МФЦ. 
– Раз вы сами упомянули про материнский капитал, не могу не спросить… Правительство недавно разрешило строительство домов на дачном участке на средства маткапитала. Это новое направление программы?
– Скорее, просто конкретизировали норму. В принципе, такая практика у нас была, но норма звучала неоднозначно. Таким образом, по предложению правительства была уточнена норма закона, которая закрепила сложившуюся практику.
– Будет ли она востребована, как вы считаете?
– Будет, я думаю. Раз уже есть такая практика.
– Антон Викторович, вы сами оставите бумажную трудовую книжку?
– Я перейду на электронную трудовую книжку, для меня это удобнее.